Nel corso degli anni, ho avuto l’opportunità di partecipare a diversi progetti di riordino e valorizzazione documentale, molti dei quali si sono rivelati esempi virtuosi di come la gestione degli archivi possa incidere profondamente sulla qualità e sull’efficienza dei servizi pubblici.

Proprio da questa esperienza nasce “Archivio Vivo”, una proposta che intende portare al centro del dibattito pubblico la necessità di intervenire, in modo sistemico, sul vasto patrimonio analogico che giace oggi negli archivi della Pubblica Amministrazione. Non solo per digitalizzare, ma per recuperare valore, ordine e accessibilità a una mole di dati ancora oggi centrale per il funzionamento della macchina amministrativa.

Dalla carta al servizio: perché serve una strategia

Chi lavora con gli archivi sa che la digitalizzazione è solo l’ultimo anello della catena. Prima, occorre conoscere ciò che si possiede, ordinarlo, classificarlo, selezionarlo. Troppo spesso, le amministrazioni si trovano a gestire depositi colmi di documentazione eterogenea, senza un criterio archivistico, e con modalità di conservazione che non rispettano né la normativa né la logica operativa.

Con “Archivio Vivo” si propone un modello che unisce riordino archivistico, censimento, selezione, digitalizzazione e integrazione nei sistemi digitali. Un approccio completo, che consente di:

• ridurre i volumi fisici da conservare, liberando spazio e risorse;

• rendere le informazioni consultabili in modo rapido e trasparente;

• snellire i procedimenti amministrativi, favorendo interoperabilità tra enti e uffici;

• mettere in sicurezza il patrimonio documentale anche in ottica culturale e normativa.

 Una proposta concreta, non teorica

Chi lavora in questo campo sa che gli archivi disordinati rallentano i procedimenti, generano errori, espongono a contenziosi. Al contrario, una gestione documentale ben strutturata produce efficienza, affidabilità e legalità. Non a caso, già la Corte dei Conti, nella Delibera 17/2015/G, ha sottolineato come una buona gestione degli archivi pubblici non sia solo un dovere amministrativo, ma anche uno strumento di risparmio e semplificazione.

“Archivio Vivo” nasce proprio da qui: dall’idea che la memoria amministrativa non debba essere un peso, ma una risorsa attiva, al servizio di cittadini, enti e decisori.

 Un modello che si può applicare ovunque

Il modello non riguarda un singolo ente o territorio. È pensata per essere replicabile, modulare, flessibile. Un modello di intervento adatto a enti locali,regionali, aziende sanitarie, ministeri, università, istituti culturali. Ovunque ci sia bisogno di riportare ordine nella gestione documentale, questa metodologia può fare la differenza.

Perché una PA che conosce, gestisce e valorizza i propri archivi non guarda solo al passato: si attrezza per il futuro.

Luigi Calò – document manager, specialista in archivistica contemporanea

Questo contenuto è stato disposto da un utente della community di BlogSicilia, collaboratore, ufficio stampa, giornalista, editor o lettore del nostro giornale. Il responsabile della pubblicazione è esclusivamente il suo autore. Se hai richieste di approfondimento o di rettifica ed ogni altra osservazione su questo contenuto non esitare a contattare la redazione o il nostro community manager.