La gestione delle presenze è fondamentale per tutte le aziende nonché una delle più insidiose. 

Il punto di partenza è dato dalla rilevazione delle timbrature di dipendenti e collaboratori: la soluzione base per monitorare il rispetto degli orari di entrata/uscita concordati e per poi definire il compenso, i giorni spettanti di ferie e permesso, ecc. ecc.

Per tutte queste ragioni, l’operazione andrebbe sempre effettuata con grande precisione, senza che vi siano lacune, magari con l’ausilio di un software per la rilevazione delle presenze all’avanguardia. Diversamente, il rischio che i conti non tornino diventa piuttosto alto: basta infatti una piccola imprecisione per trovarsi ad incorrere in difficoltà e problemi di natura amministrativa e burocratica di non poco conto.

Si tratta di qualcosa di piuttosto complesso soprattutto quando i lavoratori non operano presso la sede principale dell’impresa, si trovano in trasferta o ancora svolgono le proprie mansioni in smart working.

Situazioni che rendono le pratiche di registrazione delle presenze di stampo tradizionale ormai obsolete, per non dire superate.

Cos’è la rilevazione delle presenze?

Per comprendere l’importanza della rilevazione delle presenze nella gestione dei dipendenti è essenziale capire di cosa si tratta esattamente.

Parliamo di quell’azione che comporta la registrazione dell’orario di lavoro svolto da un lavoratore. 

Avviene tramite la timbratura, un’operazione con cui si ha modo di conoscere il tempo esatto di inizio e di fine per quanto riguarda lo svolgimento delle mansioni; permette persino di sapere quanti minuti la persona trascorre in pausa, se si predispone una rilevazione intermedia.

Qual è lo scopo della rilevazione delle presenze? È in grado di offrire un resoconto esatto delle ore lavorate, in maniera tale da determinare la retribuzione precisa nonché ulteriori indennità in busta paga.

Detto questo, esistono diversi modi di effettuare la timbratura e di conseguenza la rilevazione delle presenze nonché delle assenze. Scopriamo quelli più diffusi, con un’analisi dei pro e i contro di ognuno.

I sistemi di rilevazione delle presenze: pro e contro di ognuno

I sistemi con cui può essere conseguita la timbratura sono molteplici. Vediamoli nel dettaglio uno per uno.

Cartellini/badge e marcatempo 

Una soluzione che ci caratterizza per il fatto che si utilizzano dei cartellini da inserire all’interno di apparecchi noti come marcatempo, sui quali vengono registrati gli orari di entrata e di uscita. 

Se fino a non molto tempo fa i cartellini erano cartacei, attualmente vengono realizzati sempre di più in formati plastificati: i cosiddetti badge, che sono poi monitorati dal personale amministrativo tramite apparecchi informatici. 

Questo tipo di opzione è indicata soltanto se i dipendenti lavorano tutti presso lo stabilimento dove si trova ubicato il marcatempo. 

Presenta comunque costi tutt’altro che irrilevanti, sia per l’installazione dei marcatempo che per la dotazione dei badge, di cui è bene avere una scorta in caso di smarrimento da parte del lavoratore.

Timbratura da pc, timbratrice mobile e soluzioni di rilevazione biometrica

La timbratura da pc è un sistema in cui il dipendente accede tramite un account personale a un software che si trova installato su un computer portatile: l’operazione viene effettuata cliccando su un bottone.

Questo tipo di modalità è più economica della precedente ma è vincolata all’uso del pc, che non sempre risulta accessibile al collaboratore.

Nel caso della timbratrice mobile, invece, viene dato un badge al dipendente che lo avvicina a un terminale di stampo portatile, non fisso come nel caso del marcatempo. In questo modo viene effettuata oltre alla rilevazione temporale anche quella geografica.

Rappresenta una valida per tutti quelle situazioni in cui la persona deve effettuare la timbratura in un posto diverso rispetto a quello in cui si trova il marcatempo. Ha comunque costi piuttosto importanti, non molto diversi da quelli dei normali cartellini.

Infine, la rilevazione biometrica è una metodologia decisamente innovativa e viene effettuata dalla persona avvicinando il volto o le impronte delle dita all’apparecchio.

Rappresenta la scelta migliore se si ha bisogno di avere la certezza dell’identità del dipendente, rivelandosi particolarmente interessante dal punto di vista della privacy. 

Comporta comunque un investimento alquanto oneroso, tanto per la parte hardware che per quella software.

App per timbratura collegata a un software di rilevazione presenze

L’app di timbratura è il sistema a oggi più evoluto, complice l’uso accessibile e soprattutto intuitivo: semplice anche per quanti hanno scarse competenze informatiche. 

Si tratta di un’applicazione specifica per la rilevazione delle presenze e delle assenze, scaricabile non solo su pc ma persino su smartphone e tablet. Può essere perciò utilizzata da qualsiasi luogo ed è indicata persino per le professioni che presentano una modalità da remoto o ibrida.

Inoltre, i dati sono condivisi in tempo reale con il personale addetto all’amministrazione, che li può vedere all’interno del software di rilevazione presenze a cui l’App è collegata.

Infine, nell’App, il dipendente ha modo di accedere ad altre funzioni aggiuntive: la consultazione di busta paga, ferie e permessi, con la possibilità di presentare richiesta per quest’ultimi.

Rilevazione delle presenze: perché è importante

La rilevazione delle presenze è importante per diverse ragioni, nella gestione di assenze e presenze. 

In primo luogo perché permette di riportare correttamente i dati all’interno delle buste paga e poi per via del fatto che rende possibile mantenere un rapporto trasparente con i dipendenti, organizzando meglio le operazioni legate al lavoro.

Tutti aspetti che attraverso strumenti specifici (app e software) vengono predisposti in maniera ottimale, senza il rischio di incorrere in inesattezze ed errori.